TanteLouise: in één middag ‘speeddatend’ de vakantiekrachten rond 

Hoe zorg je voor voldoende vakantiekrachten zonder dat het zeeën van tijd kost? Ouderenzorgorganisatie tanteLouise bedacht een aanpak die het sollicitatieproces volledig omgooit. Geen brieven, geen gespreksrondes en in spanning afwachten of je het bent geworden, maar per locatie één middag waarin jongeren speeddaten en direct horen of ze aan de slag kunnen. En naar huis gaan met het contract op zak. 

Van tijdrovend naar doelgericht

In voorgaande jaren startte tanteLouise met werven van vakantiekrachten in maart, en dit liep vaak de hele zomer door. Met elke kandidaat was de locatie één uur bezig: kennismaken, uitleg geven, rondleiden. “Reken maar uit wat het kost als je op één locatie 22 vakantiekrachten nodig hebt”, zegt recruiter Denise Verbaarendse. Dit jaar moest het anders. Voor deze zomer waren in totaal 170 tot 180 tijdelijke krachten nodig op de 14 locaties van tanteLouise. “We wilden het makkelijker en sneller maken voor jongeren én voor onze locaties. En dat is gelukt.” 

De oplossing werd gevonden in een wervingsbijeenkomst per locatie. Eén middag waarin alles gebeurt: informatie, kennismaking, rondleiding, selectie én ondertekening van de arbeidsovereenkomst.

Solliciteren zonder drempels

Denise: “Jongeren kunnen op een vakantiebaan solliciteren via onze werken bij-website. Er is geen brief of cv nodig. Alleen een aantal praktische gegevens: de locatie van hun voorkeur, opleiding – en eventueel vervolgopleiding – en vervoersmiddel. Er zijn vier functies beschikbaar: medewerker restaurant, facilitair zorgondersteuner die kleine huishoudelijke taken doet, ondersteuner welzijn en ondersteuner zorg voor jongeren die een zorgopleiding volgen of intern een scholing willen volgen. Er zit altijd iets voor je bij, is de gedachte.” De jongeren ontvangen een uitnodiging voor de wervingsmiddag bij de locatie van hun voorkeur. 

Een middag die klopt

De wervingsmiddag zit strak in elkaar en geeft scholieren en studenten een totaalindruk van een vakantiebaan bij tanteLouise. De leidinggevende van de locatie doet de aftrap en vertelt over het werk, de bewoners, en de wijze van communiceren met mensen met dementie. “Het is belangrijk dat de uitleg aansluit bij het niveau en de belevingswereld van jongeren”, zegt Denise. “Daarom volgt na het praatje een rondleiding. Veel jongeren hebben nog nooit een verpleeghuis van binnen gezien of kennisgemaakt met mensen die in een woonzorgcentrum wonen. De sfeer proeven helpt.”

“Jongeren vinden de wervingsbijeenkomst minder spannend dan een klassiek sollicitatiegesprek. Ze hebben steun aan elkaar.” Recruiter Denise Verbaarendse, tanteLouise

Speeddaten

Daarna is het tijd voor de speeddates. Gesprekken van vijf minuten met collega’s van de locatie: is het wat je verwacht, is er een klik, kunnen we een match maken? Tijdens het wachten vullen de jongeren alvast hun gegevens in voor de personeelsadministratie. Denise: “Na de speeddates bespreken we met de collega’s van de locatie de kandidaten. De uitslag krijgen de jongeren meteen te horen. We maken concrete afspraken in welke functie en per wanneer ze beginnen. Ondertussen is HR al bezig met de arbeidsovereenkomsten. Die zitten uiterlijk ’s avonds in de mailbox met het verzoek ze digitaal te ondertekenen.” 

Ook voor de afgewezen kandidaten is aandacht. “In een persoonlijk gesprek horen zij dat er geen match is op deze locatie. Maar dat er misschien wel mogelijkheden zijn op een andere locatie”, vertelt Denise.   

Efficiënt én persoonlijk 

Wat deze aanpak zo effectief maakt, is de combinatie van snelheid én persoonlijke aandacht. “De jongeren voelen zich gezien. Ze ervaren hoe het is om bij ons te werken en hebben al contact met de medewerkers. Dat verlaagt de drempel enorm. En dat merkt tanteLouise aan het aantal sollicitanten. “We zitten dit jaar ruim in de vakantiekrachten”, lacht Denise. “In één van onze locaties werkt inmiddels een compleet voetbalelftal.”

Leren van succes

De nieuwe aanpak valt in de smaak, blijkt uit een enquête onder leidinggevenden en zomerkrachten. Zo vinden jongeren de wervingsbijeenkomst minder spannend dan een klassiek sollicitatiegesprek. Denise: “Ze hebben steun aan elkaar. Voor sommigen is het vakantiewerk een bevestiging van hun studiekeuze voor de zorg. Ook leidinggevenden zijn enthousiast. Ze vinden het leuk om over hun locatie te vertellen en jongeren te enthousiasmeren voor het vak.” TanteLouise wil de methode ook voor andere functies inzetten.

Tips voor organisaties

Denise en haar collega’s zijn trots op het resultaat en vertellen graag over de succesvolle aanpak. “We zitten als zorgorganisaties allemaal in hetzelfde schuitje. We willen allemaal vooruit en doen het allemaal met hart voor de zorg.”  

Heeft Denise tips voor organisaties die hun aanpak voor de zomerperiode willen overnemen? “Begin op tijd. Reken op drie tot vier maanden om het goed te organiseren. Cruciaal is dat je HR, salarisadministratie en de locatie vanaf het begin meeneemt. Vanuit Werving & Selectie hebben wij één vaste collega, Carla, die het aanspreekpunt is voor iedereen. Zij is van alles op de hoogte en heeft deze werving als focus. Dat werkt fijn voor haar en voor de betrokkenen. Maak haalbare afspraken. We hebben eerst proefgedraaid met één functie. Dat werkte goed als test voor de grotere werving van vakantiekrachten.”